数字の見せ方

数字は数値のまま持ち、単位や記号は表示書式で付けます。これだけで、合計も並べ替えも条件付き書式も使えます。

表で最も多い事故が、数字を文字列で入力してしまうことです。「6,480円」「7kg」「残り2個」「★★★★☆」。どれも読む人には分かりますが、表計算ソフトにとっては文字の並びでしかありません。合計が出せず、並べ替えは文字どうしの比較になり、条件付き書式も効きません。

正しい持ち方はいつも同じで、数値を入れて、見せ方だけを表示書式で決めることです。6480 と入力して「#,##0」の書式で 6,480 と表示する。7 と入力して「0.0"kg"」で 7.0kg と表示する。こうしておけば、見た目は同じまま、合計も抽出も並べ替えも全部使えます。

桁をそろえることも重要です。数値は右寄せにすると小数点と桁の位置が縦にそろい、桁数の違いがそのまま棒グラフのように読めます。68.4 と 68.40 と 68 が混ざった列は、小数点の位置がずれて0.3の差が伝わりません。表示書式で小数第1位に統一するだけで解決します。

マイナスの表し方も決めておきます。「△500」のように記号で表す書式にすれば、色を使わずにマイナスが分かります。色は他の意味に取っておけるので、条件付き書式を足したくなったときに困りません。パーセントも同じで、0.48 という数値を持って表示だけ 48% にしておけば、平均も並べ替えも正しく動きます。